1. NORMATIVIDAD

La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada conforme lo establecido en la ley 1581 del 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, y demás disposiciones complementarias, la cual va a ser aplicada por SMARTTOOLS en relación al tratamiento de datos personales.

2. DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales, por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

El tratamiento de datos personales se realizará conforme lo estipulan los principios que establece la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.

– Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.

– Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley 1581 de 2012, la cual debe ser informada al Titular.

– Principio de libertad: el Tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

– Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

– Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

– Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

– Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

– Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

3. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

SMARTTOOLS podrá utilizar los datos personales para:

a) Llevar a cabo el propósito de la relación contractual o comercial que exista con clientes, proveedores y empleados.

b) Proveer los productos requeridos por sus clientes.

c) Realizar procesos de selección evaluación y vinculación laboral.

d) Enviar vía correo electrónico, o dispositivo móvil información publicitaria o promocional sobre nuestros productos.

Si un dato personal es proporcionado, este será utilizado solo para los fines aquí mencionados, de manera que SMARTTOOLS no divulgará por ningún medio, y bajo ninguna circunstancia los datos proporcionados, salvo que exista una autorización por parte del titular para hacerlo.

4. ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales de los clientes se encuentran en una base de datos de la compañía a la cual solo tiene acceso personal autorizado, de igual forma el servidor donde se encuentra la base de datos está en un lugar donde solo personal autorizado tiene acceso.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los datos personales de los clientes se encuentran en una base de datos de la compañía a la cual solo tiene acceso personal autorizado, de igual forma el servidor donde se encuentra la base de datos está en un lugar donde solo personal autorizado tiene acceso.

6. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

El área de Tecnologías de Información y Comunicación será la encargada de atender las reclamaciones y/o peticiones que expida el titular del dato, haciendo uso de sus derechos mencionados en el numeral 3 de la presente política. Para tal efecto el titular del dato personal podrá enviar por su queja, reclamo o inquietud al correo habeasdata@smarttools.com.co

7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE HABEAS DATA

Cuando el titular considere que la información contenida en nuestra base de datos requiere de actualización o corrección, o cuando vea vulnerados sus derechos contenidos en la ley, podrá presentar una queja o reclamo al correo habeasdata@smarttools.com.co

El reclamo deberá ser presentado por el titular teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de2012.

8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente política fue creada el 1º de junio de 2016 y entra en vigencia a partir del día 1º de julio de 2016.

La autorización sobre el uso de los datos personales tendrá vigencia en el término en que culmine la relación comercial, aunque estas también podrán ser revocadas por voluntad de los mismos.